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10 erreurs à ne pas commettre lorsque vous envoyez un e-mail

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Message par GooZ le Jeu 6 Mar - 7:32

Nous sommes tous amenés à rédiger régulièrement des e-mails, qu’ils soient professionnels ou personnels. Mais êtes-vous certain de faire passer le bon message ? Voici 10 conseils qui vous éviteront de faire des erreurs lors de vos échanges virtuels.

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1. Ne pas soigner l’objet de votre e-mail

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Il est important de renseigner correctement votre mail en y inscrivant un objet clair et précis. Auquel cas le contenu de votre e-mail risque d’être décrédibilisé voire même de partir aux oubliettes s’il est dénué d’objet. N’hésitez pas à placer quelques mots-clés en corrélation avec le contenu de votre mail et à indiquer si celui-ci nécessite une réponse urgente ou non.
 
2. Faire des fautes d’orthographe

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L’erreur est humaine ! Attention cependant à ne pas les répéter. Rien de plus désagréable pour votre interlocuteur que de lire un e-mail rempli de fautes d’orthographe. Petite astuce pour éviter toute erreur, passez le contenu de votre e-mail dans les nombreux correcteurs orthographiques disponibles sur le Web et surtout à bien vous relire !
 
3. Oublier les formules de politesse 

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Vous risquerez de vexer votre interlocuteur si vous omettez la formule de politesse et la formule de conclusion. Un « bien à vous » ou « cordialement » fait toujours plaisir.
 
4. Etre familier 

10 erreurs à ne pas commettre lorsque vous envoyez un e-mail 10-astuces-mails1
Pensez à bien respecter le rang hiérarchique de votre interlocuteur et évitez tout langage familier qui risquerait d’être mal perçu.
 
5. Oublier d’utiliser le champ « cc »

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Ce champ, très utile, permet de dissocier le destinataire principal du destinataire secondaire. Souvent utilisé dans un cadre professionnel, ce champ très pratique est vivement recommandé pour tenir informés vos collègues d’un projet sur lequel il travaille mais dont l’e-mail ne les concerne pas directement.
 
6. Utiliser à mauvais escient le champ « ci »

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Tout comme le champ « cc », le champs « ci » quant à lui permet d’adresser un e-mail à un destinataire caché, qui n’apparaît donc pas aux yeux du destinataire principal. Utile également si vous souhaitez protéger l’anonymat des correspondants.
 
7. Ne pas aérer son e-mail 

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Votre interlocuteur aura du mal à vous lire si votre e-mail est écrit d’un bloc. Pensez à le découper en paragraphes distincts et cohérents pour permettre une lecture plus fluide. Pensez à adopter le bon vieux schéma type que nous utilisions tous lors de nos anciennes dissertations : une idée pour un paragraphe !
 
8. Oublier la pièce jointe

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N’oubliez pas de joindre à l’e-mail votre pièce jointe, surtout si vous l’indiquez dedans. Pensez donc bien à vérifier que cette dernière est rattachée à votre e-mail avant de l’envoyer à votre interlocuteur.
 
9. Oublier de signer votre e-mail 

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Votre interlocuteur aura bien du mal à vous identifier si vous oubliez de signer votre e-mail ! La signature se doit d’être impeccable et doit détenir toutes les informations clés telles que nom, prénom, numéro de téléphone, poste occupé, etc.
 
10. Se tromper de destinataire

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Vous avez relu votre e-mail et avez pensé à bien l’aérer, l’objet de ce dernier est clair et concis, la pièce jointe est bien rattachée, votre signature est soignée, mais par mégarde vous adressez votre e-mail au mauvais destinataire ! Malheur ! Empressez-vous de renvoyer un e-mail dans la seconde qui suit l’envoi du premier pour présenter vos excuses. Pour éviter cette erreur, adressez votre e-mail en tout dernier. Enfin, si votre messagerie le permet, il existe une fonctionnalité qui annule l’envoi de votre e-mail dans l’immédiat.
 
Nous espérons que ces quelques conseils vous serviront pour la rédaction de vos prochains e-mails.
Avez-vous d’autres conseils à nous faire partager pour éviter les erreurs malencontreuses ?

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Message par Mélusine le Jeu 6 Mar - 8:17

Excellents conseils GooZ ! je déteste recevoir, ou même lire sur un forum, un texte qui n'est pas aéré tellement c'est pénible à déchiffrer ! alors je zappe ou je lis en diagonale.

Maintenant concernant le ci ou cc, ce n'est pas évident. Si je me sers de Gmail standard je n'ai pas le choix, alors que si je prends Gmail Html aucun souci.

Mes correspondants (tes) font rarement des fôtes d'ortograf, parfois il y a des fautes de frappe dues à une non lecture du message - je n'échappe pas à la règle bien que je relise soigneusement mes courriels.

Mais je suis atterrée lorsque je lis les messages de certains fora ! j'ai remarqué que plus la personne qui écrit est âgée, moins elle fait de fautes, ce qui à mon sens, montre bien à quel point l'instruction a été, et est, négligée dans l'enseignement ! et toujours la non relecture des messages,

Je vais sur un forum où les fautes sont reprises par les administratrices, très à cheval là dessus, elles ne disent rien mais corrigent simplement.
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Message par chaton le Jeu 6 Mar - 15:34

Ces conseils valent essentiellement pour les courriels professionnels, bien que, évidemment, une orthographe correcte soit plus agréable à lire.

D'ailleurs, je parle bien de courriels et non de mails, mot à bannir s'il-vous-plaît !

En ce qui concerne les copies cachées, il peut être nécessaire de transmettre des messages "politiquement incorrects" sous cette forme exclusivement. Je n'en dirai pas plus sur le sujet mais il faudra bien comprendre que nous ne sommes pas en démocratie.

Enfin il me parait bon:
- de supprimer dans les objets les Fw... et autres sigles montrant que ce message a déjà été transmis plusieurs fois.
- de supprimer les icônes de fins de messages qui prennent beaucoup de poids et sont plus publicitaires qu'autre chose.
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Message par GooZ le Ven 7 Mar - 7:31

chaton a écrit:- de supprimer les icônes de fins de messages qui prennent beaucoup de poids et sont plus publicitaires qu'autre chose.

Ce serait une bonne chose effectivement. Mais il faut savoir que les pubs et autres signalisations de fin de page sont insérés la plupart du temps par les logiciels de messagerie (cette $#% d'incredimail par exemple) ou par les logiciels antivirus, surtout les gratuits. A propos des antivirus, si vous êtes sous windows sachez que Microsoft met à votre disposition "Microsoft security essentials" qui est gratuit et très efficace.
(Je ne fais pas de pub, je dis ça pour ceux qui, comme mon papa continuent à payer des abonnements ruineux à des antivirus préinstallés par des enseignes peu scrupuleuses... fnac par exemple.)
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Message par chaton le Sam 8 Mar - 17:00

Il est possible de décocher pour *Avast le message de fin de message, une fois pour toute.

J'ai parfois des messages avec, en fin, mes émoticons gratuits et tout un bazar que je supprime avant de transférer.

Il faut voir que Microsoft laisse pas mal de failles pour ensuite refiler ses antivirus. Celui-là est gratuit ? OK, mais cette société est une espionne au profit du grand pays d'au-delà des océans. Je ne lui fait pas trop confiance, regrettant d'ailleurs que, lorsqu'on achète un ordinateur dans la plupart des magasins, on n'ait pas le choix: Windows est déjà installé. et son coût est à peu près la moitié du prix de l'ordinateur.
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Message par Mélusine le Sam 8 Mar - 17:16

Oui, et pour le changer contre Linux mieux vaut acheter son PC chez un assembleur, au moins on peut l'exiger, alors que dans une grande surface c'est niet et re niet !! mais c'est plus cher...
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